¿Qué es Verifactu y para qué sirve? Guía completa 2025-2026

Actualizado: 1 de septiembre de 2025

¿Te has preguntado qué es Verifactu y cómo va a cambiar la facturación de tu empresa? Si eres empresario, autónomo o gestor financiero, esta nueva normativa te afectará directamente a partir de 2026. En este artículo te explico todo lo que necesitas saber sobre el sistema Verifactu, desde su funcionamiento hasta las fechas clave que no puedes ignorar.

¿Qué es exactamente Verifactu?

Verifactu es el nuevo sistema digital de la Agencia Tributaria española diseñado para combatir el fraude fiscal mediante el control en tiempo real de todas las facturas emitidas por empresas y autónomos. Su nombre oficial es VERI*FACTU y forma parte de la Ley 11/2021 de prevención y lucha contra el fraude fiscal.

El sistema funciona como una “caja registradora digital” que registra automáticamente todas tus facturas en los servidores de Hacienda, creando un libro de facturas inmutable y verificable.

Características principales de Verifactu:

Registro en tiempo real: Todas las facturas se envían automáticamente a la Agencia Tributaria
Sistema antifraude: Imposibilita la manipulación posterior de facturas
Trazabilidad completa: Cada factura queda registrada con firma digital
Control fiscal automatizado: Hacienda puede cruzar datos instantáneamente
Estandardización: Formato único para todas las empresas españolas

¿Para qué sirve el sistema Verifactu?

Verifactu tiene tres objetivos principales claramente definidos por la Agencia Tributaria:

1. Luchar contra el fraude fiscal

El sistema elimina la posibilidad de manipular facturas después de su emisión, evitando prácticas fraudulentas como la facturación ficticia o la ocultación de ingresos.

2. Modernizar la administración tributaria

Permite a Hacienda realizar controles automatizados y en tiempo real, reduciendo la carga administrativa tanto para la administración como para los contribuyentes.

3. Igualar condiciones competitivas

Todas las empresas operarán bajo las mismas reglas de transparencia fiscal, eliminando ventajas competitivas basadas en el fraude.

¿Cuándo entra en vigor Verifactu? Fechas actualizadas septiembre 2025

Tras las últimas modificaciones normativas, las fechas oficiales son:

Para desarrolladores de software:

29 de julio de 2025: Fecha límite para que los softwares estén adaptados
Agosto-diciembre 2025: Período de pruebas y perfeccionamiento

Para empresas y autónomos:

1 de enero de 2026: Obligatorio para todas las empresas (personas jurídicas)
1 de julio de 2026: Obligatorio para autónomos y personas físicas

⚠️ IMPORTANTE: Los nuevos contratos de software de facturación desde el 29 de julio de 2025 ya deben incluir funcionalidades Verifactu.

¿Quién está obligado a usar Verifactu?

Todos los empresarios y profesionales que emitan facturas en España estarán obligados a usar sistemas compatibles con Verifactu:

Empresas obligadas desde enero 2026:

Sociedades Anónimas (S.A.)
Sociedades Limitadas (S.L.)
Sociedades Cooperativas
Entidades públicas empresariales
Fundaciones y asociaciones con actividad económica

Autónomos obligados desde julio 2026:

Empresarios individuales
Profesionales liberales
Comunidades de bienes
Sociedades civiles

Excepciones temporales:

Empresas con facturación inferior a 8 millones de euros (pueden tener plazos adicionales según desarrollo normativo)
Determinados regímenes especiales (pendientes de concreción)

¿Cómo funciona Verifactu en la práctica?

El funcionamiento de Verifactu sigue un proceso automatizado integrado en tu software de facturación:

1. Emisión de factura

Tu software Verifactu certificado crea la factura con todos los campos obligatorios.

2. Firma digital

El sistema genera automáticamente una huella digital única e inmutable de la factura.

3. Envío a Hacienda

La factura se transmite en tiempo real a los servidores de la Agencia Tributaria.

4. Confirmación

Recibes confirmación del registro exitoso con número de referencia oficial.

5. Almacenamiento seguro

La factura queda registrada de forma permanente e inalterable en el sistema.

¿Qué cambia con respecto al sistema actual?

Aspecto	Sistema Actual	Con Verifactu
Envío a Hacienda	Quarterly/Anual	Tiempo real
Modificación facturas	Posible	Imposible
Control fiscal	A posteriori	Instantáneo
Formato facturas	Libre	Estandarizado
Trazabilidad	Limitada	Completa
Firma digital	Opcional	Obligatoria

Requisitos técnicos que debe cumplir tu software

Para ser compatible con Verifactu, tu software de facturación debe cumplir requisitos específicos establecidos en el Real Decreto 1007/2023 y la Orden HAC/1177/2024:

Requisitos obligatorios:

✅ Integridad de datos: Los registros no pueden ser modificados tras su creación
✅ Firma electrónica: Cada factura debe incluir huella digital única
✅ Formato estándar: Cumplir esquemas XML definidos por la AEAT
✅ Conectividad API: Capacidad de envío automático a servidores oficiales
✅ Conservación: Almacenamiento seguro durante los plazos legales
✅ Trazabilidad: Registro completo de todas las operaciones

Campos obligatorios en cada factura:

Identificación del emisor y receptor
Fecha y hora de emisión
Descripción detallada de productos/servicios
Importes y tipos de IVA aplicados
Huella digital de la factura anterior (cadena de bloques)

¿No sabes si tu software actual cumple estos requisitos? Solicita una auditoría gratuita de tu sistema.

¿Qué pasa si no cumplo con Verifactu y que infracciones hay?

Las sanciones por incumplimiento están claramente tipificadas en la normativa:

Leves (200€ – 400€):

Retrasos menores en el envío de facturas
Errores formales en los registros

Graves (400€ – 4.000€):

No disponer de software homologado
Envío sistemáticamente tardío
Registros incompletos o incorrectos

Muy graves (4.000€ – 400.000€):

No enviar facturas a Verifactu
Manipular o alterar registros
Resistencia a la inspección

📋 Consejo: Prepararte con tiempo no solo evita sanciones, sino que te da ventaja competitiva. Descarga nuestro checklist gratuito de preparación.

¿Necesito cambiar mi software actual?

La respuesta depende de las características de tu software actual:

Probablemente SÍ necesites cambiar si:

Tu software tiene más de 3 años sin actualizaciones
No incluye firma digital automática
No tiene capacidad de conexión API
El proveedor no ha confirmado adaptación a Verifactu
Usas sistemas muy básicos o gratuitos

Podrías mantenerlo si:

Tu proveedor garantiza actualización a Verifactu
El software ya incluye funcionalidades antifraude
Tienes un ERP moderno con soporte activo
Tu sistema permite integraciones API

¿No estás seguro? Te ofrecemos análisis gratuito de compatibilidad de tu software actual.

Beneficios de implementar Verifactu correctamente

Aunque inicialmente pueda parecer una complicación, Verifactu aporta ventajas significativas:

Para tu empresa:

✅ Menor riesgo de inspecciones: Cumplimiento automático demostrable
✅ Procesos más eficientes: Automatización de tareas administrativas
✅ Mejor imagen corporativa: Empresa comprometida con la legalidad
✅ Facilita auditorías: Registros ordenados y verificables
✅ Reduce errores: Validaciones automáticas del sistema

Para tus clientes:

✅ Mayor confianza: Facturas oficialmente verificadas
✅ Procesos ágiles: Menos rechazos por errores formales
✅ Transparencia total: Trazabilidad completa de operaciones

¿Cómo prepararte para Verifactu? Plan de acción

Evaluación (Septiembre – Octubre 2025)

Audita tu software actual – ¿Es compatible con Verifactu?
Inventaría tus procesos – ¿Qué workflows cambiarán?
Calcula costes – Presupuesto para migración
Forma a tu equipo – ¿Quién gestionará el cambio?

Selección (Noviembre – Diciembre 2025)

Compara proveedores – Verifactool vs competencia
Solicita demos – Prueba funcionalidades reales
Verifica certificaciones – Solo software homologado oficial
Negocia condiciones – Soporte, formación y mantenimiento

Implementación (Enero – Marzo 2026)

Migra datos – Transferencia segura de información histórica
Configura integraciones – Conexión con ERP, CRM, etc.
Realiza pruebas – Facturación en entorno de test
Forma usuarios – Capacitación práctica del equipo

Lanzamiento (Antes de fechas obligatorias)

Prueba piloto – Facturación real con clientes selectos
Monitoriza errores – Identificación y corrección rápida
Optimiza procesos – Ajustes basados en experiencia real
Documenta procedimientos – Manual interno de uso

Preguntas frecuentes sobre Verifactu

¿Es gratuito el sistema Verifactu?

El acceso al sistema de la Agencia Tributaria es gratuito, pero necesitas software certificado que sí tiene coste. Los proveedores pueden cobrar por desarrollo, licencias y mantenimiento.

¿Funcionará Verifactu con mi ERP actual?

Depende de las capacidades de integración de tu ERP. Los sistemas modernos suelen permitir conexión vía API, pero ERPs antiguos pueden necesitar actualizaciones significativas.

¿Qué pasa con las facturas anteriores a 2026?

Las facturas emitidas antes de las fechas obligatorias no necesitan migrarse a Verifactu, pero sí deben conservarse según la normativa actual.

¿Puedo seguir emitiendo facturas en papel?

No. Verifactu implica obligatoriedad de facturación electrónica para todos los obligados tributarios, eliminando progresivamente la facturación en papel.

¿Afecta Verifactu a las facturas entre empresas de diferentes países?

Las facturas internacionales tienen normativas específicas que están siendo desarrolladas.

Conclusión: Verifactu es inevitable, pero manejable

Verifactu representa el mayor cambio en facturación empresarial de los últimos 20 años en España. Aunque puede parecer complejo, la preparación adecuada convierte este desafío en una oportunidad de modernización.

Puntos clave que debes recordar:

Verifactu es obligatorio desde enero 2026 (empresas) y julio 2026 (autónomos)
Necesitarás software certificado – los sistemas actuales probablemente no sirvan
Las sanciones son significativas – desde 200€ hasta 400.000€
La preparación temprana es clave – evita el colapso de último momento
Existen beneficios reales – procesos más eficientes y menor riesgo fiscal

Tu siguiente paso

No esperes al último momento. Empresas que se adelanten tendrán ventaja competitiva, mejor servicio de proveedores y implementaciones más tranquilas.

¿Necesitas ayuda para prepararte? En Verifactool somos especialistas en migración a Verifactu:

El tiempo es tu principal aliado. Actúa ahora.

Enlaces de interés:

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